Ce costuri de deschidere are o casă de expediții?

Costurile, dar și întreg procesul de deschidere a unei case de expediții reprezintă decizii cruciale la începutul afacerii. Există foarte multe aspecte legale și de organizare care trebuie luate în considerare, dar și multe costuri legate de deschiderea unei case de expediții. Înainte de a face un astfel de pas, trebuie să fiți pregătiți din foarte multe puncte de vedere. Prin intermediul acestui articol vom încerca să simplificăm pentru dumneavoastră procesul deschiderii unei case de expediții. Vă vom prezenta cât mai mulți factori implicați într-un astfel de proces, dar vom face și un sumar de costuri de deschidere unei case de expediții.

Primii pași pe care trebuie să îi faceți pentru deschiderea unei astfel de firme

Un prim lucru care este important, este să dețineți un cod CAEN aferent desfășurării activității unei case de expediții. Codul CAEN corespunzător acestui tip de afacere este 5229 și poartă denumirea de „Alte activități anexe transporturilor”. De asemenea, pentru a putea desfășura activitatea de transport a mărfurilor generale, trebuie:

• Să angajați o persoană calificată, ca un manager de transport marfă (care deține un atestat de manager transport marfă valid) sau
• Să dețineți, sau să obțineți un certificat de manager de transport marfă.

Un alt aspect esențial este partea financiară. O casă de expediții trebuie să dețină:

• Rezerve în valoare de 50.000 de € sau
• Garanție bancară / asigurare – aceasta poate fi eliberată, fie de una sau mai multe bănci, fie de alte instituții financiare sau de societăți de asigurare. 

Așadar, întemeierea unei astfel de afaceri este destul de costisitoare și implică costuri și eforturi considerabile din partea dumneavoastră. Totuși, această nișă poate fi una profitabilă și convenabilă pe termen lung.

Este bine să dețineți un capital de rulat!

Deținerea unui capital este un lucru necesar datorită unor situații destul de des întâlnite într-o astfel de afacere. Activitatea de intermediere a transporturi este un business, care blochează destul de mulți bani. Un capital poate fi obținut prin două metode:

• Prin contractarea unui împrumut de la o bancă – de reținut totuși faptul că, la început acest lucru va fi destul de greu de făcut – puține bănci sunt dispuse să ofere credite unor startup-uri. In plus, băncile probabil vor pune condiții de garanție dificile. Mai mult de atât, costul cu comisioanele de transfer bancar sau dobânzile trebuie ales și negociat cu atenție.
• De preferat este, bineînțeles, deținerea unui capital propriu al administratorului sau al firmei. O casă de expediții trebuie să aibă la dispoziție un capital pentru a asigura siguranța și buna funcționare a firmei.

Necesitatea unui capital apare în următoarele situații:

Clientul plătește cu întârziere – acest lucru este întâlnit destul de des. În general, clientul va încerca să plătească cât mai târziu posibil. Pe de altă parte, transportatorul va dori să primească banii cât mai rapid posibil. Tocmai din acest motiv este recomandat, că firma de intermediere să aibă acces la surse de finanțare care să ii permită să achite costurile către transportator cât mai rapid posibil și să poată aștepta plata de la client. Bineînțeles, ideal ar fi să se poată negocia invers: plata cât mai rapidă de la client și un termen cât mai lung la transportator. Acest lucru în realitate este greu de obținut. Transportatorul tinde să solicite plata cât mai rapid, deoarece acesta are o serie de cheltuieli presante încă de la începutul transportului. 

1. Aceste cheltuieli cuprind: taxe de autostradă; taxe de poduri; combustibilul; salarii; diurne, și altele. 
2. În cazul în care clientul este străin, iar transportatorul este român, casa de expediții (cu sediul în România) va plăti transportatorul român costul transportului plus TVA. Dacă clientul transportatorului se află pe teritoriul Uniunii Europene și este înregistrat în VIES, atunci casa de expediții va încasa costurile fără TVA. Ulterior, va putea fi solicită rambursarea TVA-ului statului român, însă acest proces este unul lung și anevoios. De aceea este nevoie, că firma să aibă acces la resurse financiare și să poată acoperi sumele de TVA achitate în avans.

Costurile pe termen lung care trebuie suportate de o casă de expediții

Costurile deschiderii unei astfel de afaceri nu apar doar la începutul afacerii, ci unele se mențin pe termen lung. Din această categorie fac parte următoarele costuri:

• Închirierea sau achiziționarea unui birou / spațiu în care firma să își desfășoare activitatea.
• Echiparea biroului cu mobilier, scaune de birou, imprimante, calculatoare, scanere, telefoane și alte echipamente necesare pentru buna desfășurare a activității.
• Abonamente de telefonie și de internet.
• Abonamente la mai multe burse de transport.
• Costuri pentru plătirea unor avocați specializați în domeniu. Aceste costuri pot varia în funcție de experiența avocatului. Este necesară colaborarea cu un avocat specializat în acest domeniu pentru a putea administra cât mai eficient diferite incidente care apar în domeniul transporturilor. Un astfel de specialist poate ajuta si la întocmirea unor clauze standard de pus in contractele de transport, clauze ce pot preveni diverse costuri legate de incidente de transport.
• Costuri aferente trimiterii de documente, facturi sau CMR-uri prin poștă sau curier.
• Asigurare pentru casa de expediții – pentru ca activitatea să se desfășoare în siguranță este necesar să dețineți o astfel de asigurare.
• Costuri aferente angajării unor expeditori cu experiență sau a unui trainer care să ajute la recrutarea si instruirea angajaților.
• Costurile cu rapoartele de evaluare a riscului de lucru cu clienții. Cu cât rapoartele sunt mai detaliate, cu atât materialele oferite de firmele specializate sunt mai scumpe.
• La început de drum este bine să aveți o imagine cât mai bună in mediul online – un site profesionist și un logo care dă încredere, poate ajuta afacerea.

Așadar, toate aceste costuri însumate pot fi destul de mari. Este important, că înainte de a face primul pas spre un astfel de afacere, să fiți conștient de tot ceea ce implică deținerea unei case de expediții. 

Alegeți să colaborați cu o bursă de transport de încredere!

După cum am menționat anterior, este necesară plătirea unui abonament către una sau mai multe burse de transport. Un aspect important căreia trebuie să îi oferiți atenție este alegerea unei burse de transport de încredere, precum bursa de transport TIMOCOM.

O astfel de bursă de transport vă va oferi deschidere către: 

• Transportatori de încredere 
• Expeditori și case de expediții serioși care își onorează plățile 
• Alte oportunități

Cu ajutorul TIMOCOM transportatorii și clienții pot fi selectați cu mai multă ușurință. În cazul unor incidente de plată sau de transport nerezolvat, TIMOCOM poate suspenda activitatea unor astfel de membri. De asemenea, folosind TIMOCOM aveți acces la serviciul de colectare a datoriilor, inkasso. Astfel, sunteți protejați de potențialele pierderi financiare cauzate de clienții care nu fac plata facturilor.

Costuri ascunse în procesul de deschidere a unei case de expediții 

Angajarea unui avocat, a unor specialiști fiscali sau unor traineri de specialitate pot fi doar câteva exemple de costuri necesare. Colaborarea cu o bursă de transport, precum TIMOCOM este de asemenea o investiție avantajoasă.  

Fiecare decizie trebuie luată cu precauție, iar alegerea unei burse de transport potrivite este una din aceste decizii. Pe lângă costurile enumerate în acest articol este posibil, că de-a lungul timpului să apară și alte costuri neprevăzute. De aceea este bine să existe un plan de acțiune bine pus la punct, cu riscuri cât mai calculate și cu parteneri cât mai de încredere.